Dicas ao Síndico

Em qualquer condomínio, o síndico deve saber que freqüentemente suas atitudes e ações vão gerar discordâncias, muitas vezes oriundas de um grupo de "oposição" à sua gestão.

Essas discordâncias acontecem mesmo em gestões eficientes, e podem ter naturezas diversas: a incompreensão sobre os motivos das atitudes do corpo diretivo, a luta pelo poder interno, antipatias pessoais, ou mesmo uma real insatisfação com dados objetivos da gestão.

Confira abaixo algumas dicas para administrar com a maior harmonia possível, neutralizando confrontos e mal-entendidos, e defendendo-se de agressões e perseguições.

- O mais sensato é realizar uma gestão que se comunique bem, que transmita para todos os moradores os problemas, os impasses, as soluções tomadas e os devidos resultados, a fim de que sua administração seja marcada pela transparência.

- Além das medidas mais usadas, como ter quadros de avisos em áreas comuns e enviar o balancete mensal das contas, aconselha-se realizar Assembléias freqüentes e ter um meio de comunicação oficial, como jornal ou blog do condomínio.

- Saiba mais sobre Comunicação interna

- Um dos problemas enfrentados pelos síndicos é a centralização de decisões e idéias. Isso freqüentemente gera desconfiança nos demais condôminos. É mais produtivo socializar as decisões para que todos, mesmo que não colaborem efetivamente, sintam-se integrados ao condomínio. Reuniões freqüentes com conselheiros e com a Assembléia são as ocasiões mais adequadas a isso.

- O ideal é que os conselhos consultivo e fiscal participem efetivamente do seu mandato, com reuniões periódicas, deixando claro que cada um tem uma função e que precisa exercê-la.

- Outra boa idéias é estimular a criação de comissões de condôminos para ajudar em tarefas específicas, como obras, atividades de lazer e culturais e outras.

- Saiba mais sobre Divisão de tarefas

- Uma postura neutra e equilibrada colabora para evitar aborrecimentos, e até mesmo boatos a respeito do temperamento do síndico/administrador do condomínio.

- Não é conveniente revidar implicâncias, acusações, alimentar discussões ou espalhar "contra-boatos".

- Sempre que necessário, esclareça situações através de comunicações coletivas.

- Quando o caso é grave, configurando calúnia ou danos morais, ou mesmo quanto a ameaças ou agressões efetivadas, é melhor fazer um boletim de ocorrência a fim de se resguardar, ou até ingressar com ação judicial. Mostre-se firme e disposto a acabar com este tipo de atitude - revidar na mesma moeda seria justamente alimentar condutas agressivas e anti-sociais.

- Confira jurisprudência sobre calúnias e danos morais em condomínios.

- E é claro, não deixe de prestar os serviços rotineiros mesmo aos condôminos que o perseguem.

- Não apenas para prestar contas sempre que necessário à Assembléia, mas também para defender-se de acusações feitas sobre a administração e contabilidade do condomínio, tenha sempre à mão planilhas, recibos e notas fiscais para disponibilizar a qualquer morador.

- Ou seja, é preciso que tudo esteja organizado, além de correto.

- Confira nossa Planilha Demonstrativo Financeiro, para download.

"Sou Síndico há mais de 10 anos, faço uma gestão transparente, procuro ser justo com todos os condôminos, em meu prédio não temos aumento há mais de três anos. Mesmo assim, tenho os chamados 'opositores', desabafa o síndico Wagner Pradela. Para ele, todos os condomínios têm o mesmo problema, "quando o síndico é bom e mostra seus resultados, sempre incomoda alguém, principalmente à oposição".

Um exemplo de gestão transparente e democrática é dada por Pedro Ivo, da administradora CWR. Em um condomínio onde atua, mais de 60% das unidades pertencem a uma mesma família, que estava tomando decisões com interesses particulares, colocando em risco a segurança e o bem estar dos moradores.

"Queriam até mesmo rescindir o contrato de síndico, que tinha sido eleito em outra ocasião", conta Ivo. Uma simples conversa direta ajudou a dar outra direção à gestão: "Convocamos uma reunião, deixamos claro o nosso interesse em zelar pela segurança dos moradores, e conversamos com os proprietários sobre as decisões tomadas, que estavam sendo prejudiciais ao condomínio. Depois disso, o problema foi resolvido".

Para evitar "perseguições" e ter uma gestão harmônica, Conrado Garcia, diretor da administradora Perfil, aconselha: "máxima transparência na administração, agir sempre após consultar seus conselheiros, e não titubear na hora de uma ação judicial".

Fontes:

Pedro Ivo Lima Souza - Depto. Financeiro - CWR Consultoria e Administração

Wagner Pradela - Síndico profissional

Conrado Garcia - Diretor da Perfil Soluções para Condomínios

Dr. Antonio Joerto Fonseca - Advogado

Comunicação interna

A criação de um jornal ou de um blog pode significar a abertura de um canal de comunicação importante tanto para condomínios de pequeno porte quanto para os grandes edifícios. Esse veículo pode ser produzido por um morador e quase sem custo _uma folha (ou algumas) de sulfite e um computador são material suficiente para imprimir um exemplar. Veja abaixo o que pode ser tratado nesse jornal e algumas dicas de como produzi-lo.

Leia também informações sobre blogs, que podem ser usados como complemento do jornal.

- O jornal ou blog podem ser bons veículos para publicar um resumo das decisões tomadas em assembléia e explicar o porquê dessas medidas.

- Podem ainda servir de veículo para divulgar as benfeitorias executadas no prédio e seus custos.

- Também podem ser usados para difundir campanhas como a coleta seletiva ou de doações de agasalho pelos moradores, por exemplo, assim como o balanço dessas campanhas.

- O veículo pode ainda divulgar cursos a serem ministrados dentro do condomínio ou sugestões de moradores.

- Do jornal podem constar também um clipping (pesquisa em publicações) de notícias de interesse do condomínio, tais quais decisões judiciais, taxas, IPTU e leis, como a de zoneamento. Esse clipping pode ser feito por meio uma pesquisa em sites especializados, como o SíndicoNet, citando sempre a fonte para dar mais credibilidade à notícia.

- O jornal pode veicular também notícias relativas ao bairro e de interesse do morador, como a inauguração de livrarias, promoções em academias e liquidações em lojas, por exemplo. Os próprios moradores podem fazer esse "serviço" em suas caminhadas pelo bairro e informar a quem faz o jornal.

- Se achar conveniente, o síndico pode manter uma coluna tratando de um assunto que julgue importante.

- Uma periodicidade constante (semanal, quinzenal ou mensal, no caso do jornal) é importante para manter o público fiel e também a credibilidade do veículo. Por sua facilidade, o blog pode ser atualizado até diariamente. Por outro lado, não é bom "abandoná-lo" por períodos maiores que uma semana, para não desestimular o público leitor.

- A distribuição do jornal pode ser feita juntamente com a correspondência ou mesmo porta-a-porta. Além disso, procure colocar um exemplar em local visível, com em painéis no corredor ou em elevadores.

- Por se tratar de um veículo "oficial" do condomínio, é bom não entrar em temas que possam gerar mal-estar entre os moradores, como tomar partido em discussões ou divulgar reclamações de condôminos e advertências e multas aplicadas pelo condomínio.

- Procure inserir fotos ou ilustrações relacionadas às notícias, pelo menos as principais, publicadas no veículo.

- Condomínios de grande porte podem contratar os serviços de empresas especializadas ou mesmo de um jornalista que more no edifício.

- Qualquer que seja o tamanho do condomínio e o formato do jornal, este deve usar uma linguagem clara e o menos técnica possível, sendo acessível a todos e também atrativo para a leitura.

- O blog é um site que funciona como um diário virtual na internet. Pode ser usado pela administração do condomínio como um modo prático e rápido de manter os condôminos informados.

- As atualizações são muito mais simples do que de um site convencional, não exigindo conhecimento específico.

- É de acesso gratuito. Há opção de exigência de senha para os leitores entrarem.

- Outra vantagem do blog é ser uma ferramenta interativa, ou seja, que permite que mais de uma pessoa opine ou participe com contribuições por escrito e comentários sobre cada "post" (informação veiculada).

- Desperta maior interesse dos adolescentes, geralmente alheios às questões do condomínio. Se estes puderem participar, se sentirão mais estimulados a ler também.

- A maior desvantagem do blog é ficar restrito aos condôminos que usam a internet.

- O síndico ou "editor do blog" pode fazer dessa ferramenta uma reprodução do jornal impresso na internet ou de suas notícias mais importantes, abrindo espaço apenas para comentários. A vantagem é o retorno mais rápido das informações veiculadas por meio dos comentários dos moradores, o que pode ajuda-lo a aprimorar o jornal.

- Outra vantagem do blog é que ele pode ser mais dinâmico do que o jornal. Ou seja, o seu conteúdo pode ser renovado diariamente, sem ter de esperar prazos de fechamento, como o de um jornal. Quanto mais atualizações melhor. Nesse sentido, ele pode pautar o próprio jornal do condomínio, se a opção for manter os dois tipos de publicação.

- O "editor" pode divulgar um resumo das informações publicadas no blog diretamente no e-mail dos moradores. É uma boa maneira de chamá-los para a leitura.

A falta de tempo e o excesso de responsabilidades são comuns na vida de grande parte dos síndicos. Por isso, é fundamental dividir tarefas com o corpo diretivo (conselho e subsíndico), com o zelador e também com condôminos em geral, através da formação de comissões para assuntos específicos, como obras e áreas de lazer.

Além de aliviar a carga do síndico, a divisão de tarefas também é importante para envolver a comunidade condominial na gestão do bem comum.

O ideal é que o síndico seja um coordenador das atividades necessárias à administração, e que os outros envolvidos assumam algumas ações em setores determinados. Estes envolvidos trabalharão em conjunto com o síndico, que continuará também com a responsabilidade final sobre a gestão.

O quadro abaixo traz uma sugestão de divisão de tarefas, dentro da filosofia exposta acima.

Para o quadro elaborado, estamos assumindo que o condomínio conta com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. A estes cabem, normalmente, algumas ou todas as seguintes funções básicas:

- Gestão administrativa
- Gestão de recursos humanos (funcionários)
- Gestão financeira
- Gestão de assuntos jurídicos

Portanto, a empresa administradora ou escritório de contabilidade realizam trabalhos de base, restando para o Corpo Diretivo, o zelador e as comissões específicas complementar e/ou fiscalizar este trabalho.

Na última coluna, há links para matérias informativas sobre assuntos relativos a cada setor.

"Crimes de calúnia, difamação e injúria. Divulgação de carta aberta em condomínio. Para a caracterização do crime de calúnia é indispensável a existência do fato determinado definido como crime. Se na carta divulgada no Condomínio, por um dos condôminos, se limita ele a comunicar aos demais o que ocorria em seu apartamento, no tocante às infiltrações nele existentes e os pedidos de providências formulados ao síndico, havendo apenas vagas referências de que a alegação da falta de recursos para a obra requer comprovação, nao há como se vislumbrar, pelos termos da referida carta, o crime de calúnia." TJ-RJ, 15/04/1999

"Comete crime de apropriação indébita o síndico que não apresenta justificativa possível para o fato de o balancete ostentar saldo credor, mas o dinheiro não é encontrado no caixa do condomínio." TJ-RJ,22/09/2000